Pam mae hyn yn bwysig? Mae'r wybodaeth yr ydym yn ei darparu yn amrywio o wlad i wlad. I gael gwybodaeth ar gyfer eich gwlad chi, dewiswch o'r ddewislen.

Monitro yn y Gwaith

Mae'r wybodaeth yma'n berthnasol i Gymru, Lloegr a'r Alban

Beth yw monitro yn y gweithle

Mae gan gyflogwyr yr hawl i fonitro eich gweithgareddau yn y gwaith mewn nifer o sefyllfaoedd.  Mae monitro yn y gweithle yn cynnwys:-

  • recordio ar gamerâu CCTV
  • agor post neu e-bost
  • defnyddio meddalwedd awtomataidd i wirio e-bost
  • gwirio cofnod ffôn neu recordio galwadau ffôn
  • gwirio cofnod o'r gwefannau yr ydych wedi ymweld â nhw
  • ffilmio tu allan i'r gweithle
  • gofyn am wybodaeth gan asiantaethau cyfeirio credyd
  • casglu gwybodaeth trwy derfynfeydd 'man gwerthu' fel y tiliau mewn archfarchnad, i wirio perfformiad gweithwyr unigol.

Mae pob un o'r dulliau uchod o fonitro yn dod o dan gyfraith diogelu data. Nid yw cyfraith diogelu data yn atal monitro yn y gwaith, ond mae'n gosod rheolau ynghylch yr amgylchiadau ar gyfer monitro a'r ffordd y dylid monitro.

Cyn penderfynu a ydyw'n mynd i fonitro ei staff, dylai eich cyflogwr:

  • fod yn glir ynghylch y rhesymau dros fonitro staff a'r manteision y bydd hyn yn eu cyflwyno
  • adnabod unrhyw effeithiau negyddol y mae'n bosib i'r monitro ei gael ar staff. Gelwir hyn yn asesu effaith
  • ysyried a oes unrhyw opsiynau eraill, sy'n tarfu llai, yn lle monitro
  • ystyried a oes modd cyfiawnhau'r monitro, gan ystyried yr holl bwyntiau uchod.

Ac eithrio mewn amgylchiadau cyfyngedig iawn, rhaid i gyflogwyr gymryd camau rhesymol i ddweud wrth staff fod y monitro'n digwydd beth sy'n cael ei fonitro a pham mae angen monitro.

Fel arfer, ni fydd angen i gyflogwyr gael caniatâd aelodau unigol o staff os ydynt yn medru cyfiawnhau'r monitro ac wedi cynnal asesiad effaith iawn.

Nôl i’r brig

Nôl at y cynnwys

Monitro cyfathrebu electronig yn y gwaith

Mae'n gyfreithlon i'ch cyflogwr fonitro eich defnydd o'r ffôn, rhyngrwyd, e-bost neu ffacs yn y gweithle:

  • os yw'r monitro'n berthnasol i natur y busnes
  • os darperir yr offer sy'n cael ei fonitro yn rhannol, neu'n gyfangwbl, at ddiben y gwaith
  • os yw eich cyflogwr wedi gwneud pob ymdrech resymol i'ch hysbysu bod eich cyfathrebu'n mynd i gael ei fonitro.

Dylech gofio bod yr amgylchiadau hyn yn ymdrin â bron pob sefyllfa ble gallai eich cyflogwr fod eisiau monitro eich negeseuon electronig, heblaw am achosion ble mae'n eich monitro am resymau preifat neu sbeitlyd yn unig.

Tra bod eich cyflogwr yn cadw at y rheolau hyn, nid oes angen eich caniatâd chi i fonitro'ch cyfathrebu electronig os ydyw'n monitro am un o'r rhesymau canlynol:

  • I sefydlu ffeithiau sy'n berthnasol i'r busnes, i wirio bod y gweithdrefnau’n cael eu dilyn neu i wirio safonau, er enghraifft, gwrando ar alwadau ffôn i asesu ansawdd eich gwaith
  • i atal troseddau neu eu darganfod
  • i weld os ydych yn defnyddio systemau telegyfathrebu am resymau anawdurdodedig, er enghraifft os ydych yn defnyddio'r rhyngrwyd neu'r e-bost at ddefnydd personol
  • i sicrhau bod systemau electronig yn gweithio’n effeithiol, er enghraifft, i atal firysau cyfrifiadurol rhag dod i mewn i'r system
  • i weld a yw cyfathrebu yr ydych wedi ei dderbyn, fel neges e-bost neu alwad ffôn, yn berthnasol i'r busnes. Yn yr achos hwn, mae eich cyflogwr yn medru agor eich negeseuon e-bost neu wrando ar negeseuon a adawyd ar eich ffôn ond ni chaiff recordio'ch galwadau ffôn
  • i wirio galwadau i linell gymorth gyfrinachol. Yn yr achos hwn, mae eich cyflogwr yn medru gwrando, ond ni chaiff recordio’r galwadau hyn
  • er budd diogelwch y wlad.

Nôl i’r brig

Nôl at y cynnwys

Monitro cyfrinachol

Mae rhai cyflogwyr yn monitro eu gweithwyr heb ddweud wrthyn nhw bod hyn yn digwydd, er enghraifft trwy ddefnyddio camerâu cudd neu ddyfeisiadau clywedol. Anaml iawn y bydd hyn yn gyfreithlon. Yn ôl canllawiau cyfraith diogelu data, ni ddylid caniatáu monitro cyfrinachol mewn mannau preifat yn y gwaith, er enghraifft toiledau staff, onid oes trosedd ddifrifol  ar waith, er enghraifft delio mewn cyffuriau.

Nôl i’r brig

Nôl at y cynnwys

Polisi'r cyflogwr ar fonitro

Yn ddelfrydol, dylai fod gan y cyflogwr gôd ymarfer neu bolisi sy'n cwmpasu monitro yn y gweithle. Os cytunwyd ar gôd neu bolisi yna fel arfer fe fydd yn rhan o'ch cytundeb cyflogaeth. Os oes hawl gan gyflogwr i fonitro'ch gweithgareddau, felly, fe allai'r gweithgareddau hyn olygu camau disgyblu os ydych yn defnyddio offer y gweithle mewn ffyrdd sydd heb eu caniatau yn eich cytundeb cyflogaeth. Mae ACAS wedi cynhyrchu canllawiau byr ar bolisïau rhyngrwyd ac e-bost ac mae ar gael ar www.acas.org.uk/index.aspx?articleid=808.

Nôl i’r brig

Nôl at y cynnwys

Camau i'w cymryd os nad ydych yn hapus gyda monitro yn y gwaith

Os ydych yn teimlo bod eich cyflogwr wedi bod yn eich monitro mewn modd anghywir, fe fydd angen cyngor arbenigol arnoch.

Efallai y byddwch yn medru:

  • siarad â'ch cyflogwr ynghylch y monitro, a cheisio ei berswadio i stopio. Os ydych yn dal i weithio i'ch cyflogwr, fe fydd angen i chi ystyried p'u ai y bydd codi'r mater hwn yn peryglu eich swydd cyn i chi wneud unrhyw beth
  • codi achwyniad yn erbyn eich cyflogwr
  • darllen eich cytundeb cyflogaeth, llawlyfr staff neu unrhyw le arall ble gallai fod gan eich cyflogwr bolisi ynghylch monitro, i weld beth mae'n ei ddweud
  • gofyn i'ch undeb llafur eich helpu, os ydych yn aelod.

Am fwy o wybodaeth ynghylch codi achwyniad, yng Nghymru, Lloegr a’r Alban gweler Datrys anghydfod yn y gwaith ac yng Ngogledd Iwerddon, gweler, Delio gydag achwyniadau, diswyddo a chamau disgyblu yn y gwaith.

Os ydych yn credu nad yw'ch cyflogwr yn cadw at y gyfraith, fe fyddwch yn medru gofyn i'r Comisiynydd Gwybodaeth gynnal asesiad i weld os yw'ch cyflogwr yn cwrdd â'i rhwymedigaethau o dan gyfraith diogelu data.

Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn goruchwylio ac yn gorfodi'r gyfraith ar ddiogelu data, ac mae'n medru cynghori gweithwyr a chyflogwyr ar eu hawliau a'u dyletswyddau o dan y Ddeddf Diogelu Data. Nid does tâl am hyn.

Os yw'r Comisiynydd yn penderfynu nad yw'ch cyflogwr yn dilyn y gyfraith, mae'n medru cynnig argymhellion iddo neu rybudd gorfodi. Nid yw'r Comisiynydd Gwybodaeth yn medru rhoi iawndal i chi.

Dyma'r manylion cyswllt ar gyfer y Comisiynydd Gwybodaeth: -

Information Commissioner’s Officer
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire SK9 5AF
Rhif ffôn: 01625 545 745
Ffacs: 01625 524 510
Gwefan: www.ico.org.uk

Fe fydd Canolfan Cyngor ar Bopeth hefyd yn medru helpu os oes gennych ymholiad ynglyn â monitro yn y gweithle. I chwilio am fanylion eich CAB agosaf, gan gynnwys y rhai sy'n medru rhoi cyngor trwy'r e-bost, cliciwch ar CAB agosaf.

Nôl i’r brig

Nôl at y cynnwys

Gwybodaeth bellach

Mae mwy o wybodaeth ynghylch monitro yn y gwaith ar wefan Worksmart y TUC yn: www.worksmart.org.uk/rights/monitoring_at_work.

Mae'r Comisiynydd yn cyhoeddi Côd Ymarfer a elwir yn Gôd Diogelu Data Arferion Cyflogaeth (Employment Practices Data Protection Code) sy'n cynnwys canllawiau ar sut y dylid defnyddio'r Ddeddf Diogelu Data yn y gweithle. Mae'r côd ar gael ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth, mewn dogfen o'r enw The Employment practices Code.

Nôl i’r brig

Nôl at y cynnwys

Citizens Advice

Barnu'r dudalen hon Rhoi adborth